Zadat úkol zní jednoduše. Řeknete, co má být hotové, a člověk to udělá. V praxi je to složitější. Pokud úkol zadáte neurčitě, dostanete neurčitý výsledek. Pokud pak kontrolujete každý krok, protože nevěříte, že to člověk zvládne, děláte mikromanagement, který lidi paralyzuje. Správné zadání úkolu je dovednost, která stojí na jasnosti a důvěře.
Co je to zadání úkolu
Zadání úkolu je popis toho, co má vzniknout, do kdy, s jakými parametry a jak poznáte, že je hotové. Není to jen věta „udělej to“. Je to smlouva mezi manažerem a zaměstnancem o tom, co se čeká a jak se to měří. Čím je jasnější, tím menší je riziko, že výsledek nebude odpovídat očekávání.
Co by mělo být v zadání
Dobré zadání má několik prvků. Co přesně má být výsledkem. Ne „udělej report“, ale „udělej report o prodeji za září, rozdělený podle regionů, s porovnáním s loňskem“. Do kdy to má být hotové. Jaká má být kvalita. Co se stane, když narazí na překážku. A jak často a jakým způsobem budete o průběhu mluvit.
Pokud některý z těchto prvků chybí, vzniká prostor pro nedorozumění. Člověk udělá, co si myslí, že se čeká, a vy zjistíte, že to není to, co jste chtěli. A pak je naštvaný vy, protože to není dobře, a naštvaný on, protože si myslí, že to udělal, jak se řeklo.
Jak kontrolovat bez mikromanagementu
Mikromanagement je kontrola každého kroku. Manažer se ptá každý den, jak to jde, chce vidět rozpracované verze, opravuje detaily, které by člověk opravil sám. Výsledkem je, že člověk přestane přemýšlet, protože ví, že manažer všechno překontroluje. A manažer nemá kapacitu na nic jiného.
Kontrolovat bez mikromanagementu znamená dohodnout si kontrolní body. Na kdy se podíváte na průběh. Co se na tom bodě ukáže. A co se stane, když něco nejde. Mezi kontrolními body necháte člověka pracovat. Pokud se u něj zastavíte každý den, nemá prostor. Pokud se u něj nezastavíte vůbec, nemáte přehled.
Modelová situace: zadání reportu
Představte si, že zadáváte report o prodeji. Špatné zadání: „udělej mi report do konce týdne“. Člověk neví, jaký report, s čím, v jaké formě. Udělá něco, co si myslí, že je report. Vy zjistíte, že tam nejsou data, která potřebujete.
Dobré zadání: „udělej report o prodeji za září, rozdělený podle regionů, s porovnáním se srpnem a loňským zářím. Do pátku do 12 hod. Pokud narazíš na to, že některá data nemáš, napiš mi a domluvíme se. V úterý se potkáme na 15 minut a ukážeš mi, co máš, ať víme, že jdeš správným směrem.“
V tomto zadání ví člověk, co má dělat, do kdy, co se stane, když narazí na překážku, a kdy se potkáte. A vy máte kontrolní bod, aniž byste ho museli každý den otravovat.
Kdy úkol nedopadne dobře
Pokud úkol nedopadne dobře, první otázka není „proč to člověk neudělal“. První otázka je „bylo zadání jasné“. Často se ukáže, že zadání bylo neurčité a člověk udělal, co mohl. Pokud zadání bylo jasné a výsledek je špatný, je čas na zpětnou vazbu. Ne na výtku, ale na rozhovor o tom, co se stalo a co se příště udělá jinak.
Jak zadávání souvisí s rozhovory 1:1
Zadávání úkolů a rozhovory 1:1 jdou ruku v ruce. V rozhovoru 1:1 se bavíte o tom, jak se člověku daří, co ho brzdí, co potřebuje. V zadávání úkolů pak ty poznatky využíváte. Pokud víte, že člověk má problém s určitým typem úkolu, zadáte mu ho s víc podpory. Pokud víte, že je samostatný, dáte mu víc prostoru.
Závěr
Zadat úkol a kontrolovat výsledek bez mikromanagementu je dovednost, která stojí na jasnosti a důvěře. Čím jasnější je zadání, tím menší je riziko nedorozumění. A čím víc věříte, že člověk zvládne, tím méně ho otravujete kontrolou. Pokud se naučíte zadávat pořádně, máte tým, který pracuje samostatně, a vy máte kapacitu na to, co je vaše práce — řídit.
Zadávání úkolů je součástí vedení lidí v praxi. Pokud chcete rozvíjet své manažery, individuální mentoring i firemní školení vám s tím pomůžou.
