Onboarding není den, kdy novému zaměstnanci ukážete, kde je kávovar a jak se používá docházka. Je to proces, který trvá měsíce a rozhoduje o tom, jestli člověk ve firmě zůstane. Pokud onboarding zredukujete na první den, ztrácíte lidi ve zkušební době. A ztrácíte je zbytečně, protože většina odchodů v prvních třech měsících se dá předcházet.
Co je to onboarding
Onboarding je proces, kterým se nový zaměstnanec stává produktivním a zaběhnutým členem týmu. Začíná dnem, kdy přijmete nabídku, a končí až tehdy, když člověk zvládá svou práci samostatně, zná lidi kolem sebe a ví, jak se ve firmě věci dělají. Není to jednorázová akce, ale postupně se rozvíjející proces.
Proč lidé odcházejí ve zkušební době
Většina firem si myslí, že když člověk odejde ve zkušební době, byl to špatný výběr. Často to ale není pravda. Člověk odešel, protože ho firma nepřivítala, nepřipravila mu prostor a neřekla mu, co se od něj čeká. První dny v nové práci jsou plné nejistoty. Člověk nezná lidi, nezná procesy, neví, jestli to, co dělá, je správně. Pokud ho v té nejistotě necháte samotného, začne se rozmyslet, jestli si dobře vybral.
Podcast o tom, proč lidé končí ve zkušební době, rozebírá, že odpovědnost často nese zaměstnavatel, ne zaměstnanec. Pokud onboarding neexistuje, je jedno, jak dobrého člověka jste vybrali.
Co onboarding obsahuje
Dobrý onboarding má několik vrstev. První je praktická. Kde je člověkovo místo, jaké má přístupy, s kým bude pracovat, kdo je jeho nadřízený. Druhá je profesní. Co přesně má dělat, jak se to ve firmě dělá, jaká jsou kritéria kvality. Třetí je vztahová. Kdo jsou lidé v týmu, jak se spolu baví, jaké jsou zvyky. A čtvrtá je cílová. Co se od člověka očekává za měsíc, za tři a za půl roku.
První den: přivítání, ne papírování
První den by neměl být o vyplňování formulářů. Měl by být o tom, aby se člověk cítil jako součást týmu. Přivítejte ho, ukažte mu jeho místo, představte ho kolegům. Nastavte mu přístupy dřív, než přijde, ať nemusí čekat. Dejte mu jasný plán prvního týdne, ať ví, co bude dělat a s kým.
Nejhorší první den je ten, kdy člověk přijde a nikdo ho nečeká. Sedí u prázdného stolu, neví, kam si má sednout, nezná heslo do systému a všichni kolem něj jsou zaneprázdněni. To není přivítání, to je odrazení.
První týden: poznejte lidi a procesy
V prvním týdnu by měl člověk poznat lidi, se kterými bude pracovat. Nejen jménem, ale i tím, kdo co dělá a na koho se obrátit. Dejte mu prostor, aby si s kolegy popovídal, nejen aby seděl u stolu a četl dokumentaci.
Profesně by měl v prvním týdnu dostat první úkol, který je jednoduchý, ale reálný. Něco, co má smysl a co zvládne. Úspěch v prvním týdnu buduje sebevědomí a pocit, že patří na správné místo.
Prvních 30, 60 a 90 dní: plán, který má strukturu
Adaptační proces by měl mít jasnou strukturu s kontrolními body. Po 30 dnech by měl člověk znát lidi, procesy a mít za sebou první úkoly. Po 60 dnech by měl pracovat samostatně na běžných úkolech. Po 90 dnech by měl být plně zaběhnutý a mít přehled o tom, co se od něj čeká dlouhodobě.
Jak takový plán nastavit krok za krokem popisuje článek o adaptačním plánu na 30, 60 a 90 dní. Dává vám konkrétní strukturu, kterou můžete přizpůsobit své firmě.
Role manažera v onboardingu
Onboarding není úkol HR. Je to úkol manažera. Manažer je ten, kdo ví, co se od člověka čeká, kdo zná tým a kdo může posoudit, jestli se člověk zabíhá. Pokud manažer onboarding deleguje na HR a sám se do něj nezapojí, onboarding se zredukuje na papírování.
Manažer by měl v prvních týdnech pravidelně mluvit s novým zaměstnancem. Nejen o úkolech, ale o tom, jak se mu daří, co mu nejde, co potřebuje. To je v podstatě rozhovor 1:1, který popisuje článek o individuálním rozhovoru. Právě v prvních týdnech je nejdůležitější.
Kdy onboarding končí
Onboarding nekončí koncem zkušební doby. Končí tehdy, když člověk pracuje samostatně, zná lidi a procesy a ví, co se od něj čeká. Pro někoho to je tři měsíce, pro někoho půl roku. Pokud onboarding ukončíte formálně po zkušební době a pak člověka necháte být, přecházíte do režimu, kdy se dozvíte o problémech až tehdy, když je pozdě.
Pokud se vám lidé rozcházejí i po úspěšném onboardingu, může být problém v vedení lidí nebo v fluktuaci, která má hlubší příčiny.
Závěr
Onboarding zaměstnance je proces, který rozhoduje o tom, jestli člověk ve firmě zůstane. Pokud ho zredukujete na první den, ztrácíte lidi zbytečně. Správný onboarding má strukturu, má jasná kontrolní body a nekončí po zkušební době. A jeho hlavní postavou je manažer, ne HR.
Pokud chcete, aby váš tým zvládal onboarding samostatně, firemní školení vás provede nastavením adaptačního procesu v praxi.
Časté otázky
Kdy by měl onboarding začít?
Onboarding by měl začít dřív, než zaměstnanec nastoupí. Mezi přijetím nabídky a prvním dnem je čas, který můžete využít. Pošlete mu informace o firmě, o týmu, o tom, co se bude dít první den. Dejte mu pocit, že se na něj připravujete. Pokud první den přijde a nikdo ho nečeká, je to špatný začátek.
Kdo je zodpovědný za onboarding — HR nebo manažer?
Manažer. HR může pomoci s praktickou částí — papíry, přístupy, vybavení. Ale onboarding je o tom, aby se člověk zaběhl do práce a do týmu. A to ví jen manažer. Pokud onboarding delegujete na HR a manažer se do něj nezapojí, onboarding se zredukuje na papírování. Pilíř o vedení lidí popisuje, co je role manažera.
Co dělat, když člověk po 30 dnech stále není zaběhnutý?
Sedněte si s ním a zjistěte, proč. Možná má problém s prací, možná s lidmi, možná s tím, jak je onboarding nastavený. Pokud je problém v onboarding, opravte ho. Pokud je problém v člověku, je čas na rozhovor o tom, jestli pozice sedí. Ale netahejte rozhodnutí — adaptační plán na 30, 60 a 90 dní vám dá kontrolní body, ve kterých se to řeší.
